Microsoft 365 – Hilfe

Isselburger Blasorchester e.V.

1. Zweck des Portals

Das Portal ist der zentrale Einstieg für die digitalen Vereinsdienste des Isselburger Blasorchesters e.V. Es bündelt die wichtigsten Zugänge zu E-Mail, Kalender, Teams und den gemeinsamen Arbeitsbereichen.

Zur Portal-Startseite

2. Erste Anmeldung

Öffne https://portal.isselburger-blasorchester.de
Melde dich mit deiner Vereins-E-Mail-Adresse an
Gib das Startpasswort ein
Vergib ein eigenes, sicheres Passwort
Richte die Sicherheitsinformationen ein, falls Microsoft danach fragt

Die erste Anmeldung sollte möglichst am PC oder Laptop durchgeführt werden. Am Smartphone ist die Einrichtung häufig unübersichtlicher.

3. E-Mail und Kalender

Vereins-E-Mails und Termine werden über Outlook im Browser genutzt. Dort können E-Mails gelesen, beantwortet und Termine verwaltet werden.

E-Mail öffnen

Kalender öffnen

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams dient als Einstieg in die gemeinsamen Arbeitsbereiche des Vereins. Dort befinden sich die jeweiligen Teams, Kanäle, Unterhaltungen und Dateien.

Abstimmungen und kurze Rückfragen
Besprechungen und Online-Termine
Gemeinsame Dateiablagen pro Team
Zugriff auf Vorstand, Archiv und Notenarchiv je nach Berechtigung

Teams öffnen

5. Gemeinsame Arbeitsbereiche

Die Vereinsdateien sollen nicht mehr auf privaten Geräten, in einzelnen E-Mail-Postfächern oder in WhatsApp-Verläufen verstreut liegen. Stattdessen werden sie in gemeinsamen Arbeitsbereichen in Teams und SharePoint abgelegt.

Vorstand Archiv Notenarchiv

Vorstand

Der Bereich Vorstand ist für die laufende Vereinsarbeit gedacht. Dort liegen zum Beispiel Unterlagen zu Sitzungen, Protokollen, Beschlüssen, Mitgliederversammlungen, Finanzen, Mitgliedern, Veranstaltungen und Vorlagen.

Archiv

Der Bereich Archiv ist für historische Unterlagen, Fotos, Presseberichte, Festschriften, Chronik-Material und sonstiges Archivgut gedacht. Neue Dateien können zunächst im Ordner 01_Eingang_unsortiert abgelegt werden.

Notenarchiv

Der Bereich Notenarchiv ist für Notenmaterial, Programme, Setlisten und weitere musikalische Unterlagen vorgesehen. Der Zugriff wird gezielt für die Personen eingerichtet, die mit dem Notenmaterial arbeiten.

Bitte wichtige Vereinsdateien nicht ausschließlich lokal auf dem eigenen Rechner speichern. Maßgeblich für die Vereinsarbeit sind die gemeinsamen Bereiche in Teams und SharePoint.

6. Dateien hochladen und bearbeiten

Öffne das passende Team, zum Beispiel Vorstand oder Archiv
Wechsle in den Kanal Allgemein
Öffne den Bereich Freigegeben beziehungsweise Dateien
Lege Dateien im passenden Ordner ab
Bearbeite Office-Dateien möglichst direkt in Microsoft 365

Wenn unklar ist, wohin eine Datei gehört, sollte sie zunächst in einem Eingang-/Unsortiert-Ordner abgelegt und nicht lokal behalten werden.

7. Nutzung am Smartphone

Microsoft 365 kann grundsätzlich auch am Smartphone genutzt werden. Für das Lesen einzelner Dateien, kurze Rückfragen, E-Mails, Kalender oder Teams-Nachrichten ist die mobile Nutzung gut geeignet.

Für die eigentliche Arbeit an Archiv, Notenarchiv und SharePoint-Strukturen sollte jedoch möglichst ein PC oder Laptop verwendet werden. Dort lassen sich Dateien, Ordner, Ansichten und Verschlagwortungen deutlich besser bearbeiten.

Am Smartphone sinnvoll: E-Mails lesen, Termine prüfen, Teams-Nachrichten schreiben, einzelne Dateien öffnen oder kurz nachsehen
Am PC oder Laptop sinnvoll: Dateien strukturiert hochladen, umbenennen, verschieben, verschlagworten und größere Bestände bearbeiten
Für Noten: Ein Tablet kann zum Lesen von PDF-Noten geeignet sein; ein Smartphone ist dafür meist zu klein

Kurzregel: Unterwegs nachsehen geht gut. Strukturieren, verschlagworten und größere Dateiablagen bearbeiten bitte möglichst am PC oder Laptop.

8. Verschlagwortung im Archiv

Im Archiv sollen Dateien nicht nur über Ordner sortiert werden. Zusätzlich werden SharePoint-Spalten genutzt, damit Dateien später besser gesucht, gefiltert und wiedergefunden werden können.

Aktuell sind im Archiv beispielhaft folgende Spalten vorhanden:

Jahr: Jahr oder ungefährer Zeitraum, zum Beispiel 1985, ca. 1990 oder unbekannt
Dokumentart: zum Beispiel Foto, Pressebericht, Festschrift, Programmheft, Protokoll, Brief, Audio oder Video
Thema: zum Beispiel Vereinschronik, Konzert, Schützenfest, Jubiläum, Vorstand, Jugendorchester, Isselmusikanten oder Ehrung

Für das Archiv gilt: Lieber Material zunächst sichern und grob beschreiben, als es wegen einer noch unklaren Einordnung gar nicht hochzuladen.
Ausführlichere Hinweise zur Nutzung und Verschlagwortung liegen im Archiv im Ordner 99_Hinweise.

9. Digitales Notenarchiv

Das digitale Notenarchiv ist der zentrale Arbeitsbereich für Notenmaterial, Programme, Setlisten und weitere musikalische Unterlagen.

Die aktuelle Ordnerstruktur ist bewusst einfach gehalten:

01_Eingang_unsortiert: für neue oder noch nicht eingeordnete Dateien
02_Aktuell_in_Bearbeitung: für aktuell benötigtes oder zu prüfendes Material
03_Notenbestand: für den später gepflegten Notenbestand
99_Hinweise_und_Vorlagen: für Hinweise, Vorlagen und Absprachen zur Pflege

Die genaue Struktur soll durch die Notenwarte weiterentwickelt werden. Neben Ordnern können später auch SharePoint-Spalten und Ansichten genutzt werden, damit Noten flexibler gesucht, gefiltert und wiedergefunden werden können.

10. OneDrive

OneDrive ist der persönliche Speicherbereich eines Benutzers. Er kann für eigene Entwürfe oder persönliche Arbeitsstände genutzt werden.

Für Vereinsunterlagen, die für mehrere Personen relevant sind, sollen aber die gemeinsamen Bereiche in Teams und SharePoint verwendet werden.

Kurzregel: Persönliche Entwürfe können in OneDrive liegen. Fertige oder gemeinsam relevante Vereinsunterlagen gehören in Vorstand, Archiv oder Notenarchiv.

11. Hilfe und Support

Bei technischen Fragen oder Problemen wende dich bitte an: it@isselburger-blasorchester.de

Bitte beschreibe bei Problemen möglichst genau, was nicht funktioniert: verwendetes Gerät, Browser, betroffener Bereich und eine kurze Beschreibung der Fehlermeldung.